Erstellung und Nutzung einer relationalen Datenbasis als Zwischenschicht zur optimalen Unterstützung des Informationsprozesses – Teil 2
Nach der Einführung ins Thema InfoPool im 1. Teil dieses Beitrags behandeln wir in diesem Teil den Aufbau und die Vorteile, die ein InfoPool für den Erfolg eines BI-Projekts haben kann.
Aufbau eines InfoPools – stufenweise
Ein entscheidender Vorteil unserer Lösung liegt darin, dass wir sehr schnell mit Hilfe des leistungsstarken Modellierungswerkzeugs BEEI-Modeler die gewünschten Strukturen abbilden und mit Echtdaten befüllen können. Das so gewonnene Datenmodell kann dann im „Echt-Betrieb“ getestet werden, Umstrukturierungen und Erweiterungen sind jederzeit einfach vorzunehmen. Es kann ebenso sehr schnell mit dem Aufbau von Reports und Bildschirmen begonnen und das System schliesslich für die Endanwender „freigeschaltet“ und von ihnen in vollem Umfang genutzt werden.
Im Prinzip ist damit die Einführung eines klassischen BI-Systems von der Fachabteilung vollzogen – ohne bzw. mit nur geringer Belastung von wertvollen IT-Ressourcen.
Die aus dem ersten Schritt gewonnene Basis wird jetzt genutzt, um das System komplett in die Informationslandschaft des Unternehmens zu integrieren. Hierfür wird ein „InfoPool“ installiert, dessen Aufgabe es im ersten Schritt ist:
- die Versorgung des BI-Systems mit Daten und Strukturinformationen sicherzustellen. Da diese Anforderungen hierfür bereits im Echtsystem geprüft worden sind, sind die Vorgaben hierfür sehr genau und strukturiert aus der BEEI-OLAP Anwendung entnehmbar
- die automatische Aufbereitung dieser Daten und Strukturen in eine einfachst vom BI-System einlesbare Form zu bringen. Auch hierfür liegen, dank des bereits erstellten BI-Systems, genaue Vorgaben vor.
- die Datenhaltung aller im OLAP-System gehaltenen Daten zum Zwecke der Datensicherheit und der erhöhten Flexibilität zur Neubefüllung des OLAP-Systems nach Änderung der Würfelstrukturen (Hinzufügen von Dimensionen) zu gewährleisten.
Die Integration läuft in der Regel völlig unproblematisch und ist dank der guten Vorgaben aus dem bereits eingeführten BI-System sehr schnell durchzuführen. Sie bietet umgehend eine erhebliche Steigerung der Systemsicherheit und eine Reduzierung des Wartungsaufwands des BI-Systems.
Im Anschluss kann nun sukzessive der Inhalt und Funktionsumfang des InfoPools erweitert werden, ohne den Tagesbetrieb der BI-Applikation zu stören.
In der Regel werden folgende Erweiterungen vorgenommen:
- Erweiterung des BI-Systems mit Daten und Strukturen, die in der gegebenen Form oder dem gegebenen Format für die Haltung innerhalb eines auf OLAP-Architektur basierenden Systems wenig geeignet sind. Es sind dies Einzelbelege, einzelne Rechnungspositionen, Bild- und Textdokumente, etc.
- Erweiterung des BI-Systems mit externen Daten, Zusatzberechnungen, aber auch mit anderen Funktionen wie partielle Backups, intelligente Replikation mit anderen Datenquellen, Roll-Back oder auch Prozesssteuerungen mittels so genannter „Trigger“, die beim Eintreffen bestimmter Bedingungen eine vorher definierte Aktion ausführen.
Schliesslich wird der letzte Schritt zur Integration des InfoPools in die Informationslandschaft vorgenommen, indem eine vollständige Integration der Daten in die Informationslandschaft des Unternehmens durch Speicherung und Aufbereitung von Informationen, die durch Auswertung und Analyse des BI-System gewonnen wurden, erfolgt. Beispiele sind hier: Kundenklassifizierungen, Plandaten, Besuchslisten für den Vertrieb (bzw. Einbindung dieser in das CRM-System), Vorschlaglisten und Planungen für Maschinenbelegungen und Personalplanungen.
Vorteile des InfoPools – Klare Aufteilung der Verantwortung
Neben den bereits erwähnten Erweiterungen des Funktionsumfangs der Business Intelligence-Lösung, gibt es noch einen weiteren Nutzen, der durch den Einsatz eines InfoPools erreicht werden kann.
Die immer stärkere Strukturierung der Prozesse innerhalb des Unternehmens erfordert eine klare Aufteilung der Kompetenzen einzelner Abteilungen. Zumeist liegt die Verantwortung für die Informationsaufbereitung und Speicherung in der IT, ein klassisches BI-System passt häufig jedoch nicht in diese Struktur.
- Mitarbeitende der IT sind oft stark auf relationale Datenbanken spezialisiert, eine Datenhaltung in OLAP-Datenbanken wird nur schwer akzeptiert und ist von ihnen kaum in den täglichen Wartungsablauf einbindbar.
- Zugriffe auf ERP-Systeme belasten insbesondere bei „Veredelung“ der extrahierten Daten die wertvollen Systemzeiten und -ressourcen; mit Hilfe des InfoPools werden diese Veredelungen „offline“ gemacht und die Daten so schnell und einfach wie möglich vom ERP-System gezogen, um dann im InfoPool „veredelt“ zu werden.
- Zugriffe vom Administrator des BI-Systems, der häufig im Controlling ansässig ist, auf das ERP-System sind nicht sicher und unter Umständen nicht erlaubt. Durch den InfoPool sind diese nicht mehr erforderlich.
Die Aufgaben und die Verantwortung der Controlling-Abteilung und der IT werden durch den InfoPool klar aufgeteilt und führen nicht zu Konflikten. Zumeist werden die Verantwortungen so gesplittet, dass die IT für Daten verantwortlich ist, die in den InfoPool hineinfliessen und das Controlling für Daten, die aus dem InfoPool herausfliessen.
